Regulamin II Ogólnopolskiej Konferencji Eksperckiej „W krajobrazie Mazur”

§1

1. Niniejszy regulamin (dalej: „Regulamin”) dotyczy wydarzenia pod nazwą II Ogólnopolska Konferencja Ekspercka „W krajobrazie Mazur” (dalej: „Wydarzenie”), które odbędzie się w dniach 16 i 17 października 2025 r. w Mazurskim Centrum Bioróżnorodności i Edukacji Przyrodniczej „KUMAK” w Urwitałcie k. Mikołajek.
2. Organizatorem Wydarzenia jest Fundacja „W krajobrazie” z siedzibą w Sząbruku pod adresem ul. Leśna 31, 11-036 Gietrzwałd, Polska; posiadającą numery: KRS 0000729566, NIP 7393914277, REGON 380075093 (dalej: „Organizator”).
3. Wydarzenie sfinansowano ze środków Narodowego Instytutu Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego w ramach Rządowego Programu Rozwoju Organizacji Obywatelskich PROO na lata 2018-2030 w priorytecie 4.
4. Regulamin kierowany jest do wszystkich osób (dalej: „Uczestnicy”), które w czasie trwania Wydarzenia będą przebywały na terenie, na którym odbywa się Wydarzenie (dalej: „Teren Wydarzenia”).
5. Każdy Uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania postanowień niniejszego Regulaminu oraz stosowania się do poleceń Organizatora oraz osób upoważnionych do działania w jego imieniu.
6. Celem Regulaminu jest zapewnienie bezpieczeństwa podczas Wydarzenia poprzez określenie zasad postępowania Uczestników oraz korzystania przez nich z Terenu Wydarzenia.
7. Każda osoba biorąca udział w Wydarzeniu winna zapoznać się z treścią niniejszego Regulaminu.
8. Wejście na Teren Wydarzenia przez Uczestnika stanowi potwierdzenie zapoznania się i akceptacji postanowień niniejszego Regulaminu, które obowiązują przez cały okres trwania Wydarzenia.

§2

1. Wydarzenie ma charakter niekomercyjny, a liczba miejsc jest ograniczona. Udział w Wydarzeniu jest bezpłatny i otwarty, przy czym:
   a. pierwszy dzień Wydarzenia, czyli 16 października 2025 r. ma postać prezentacji i paneli dyskusyjnych skierowanych do wszystkich Uczestników Wydarzenia;
   b. drugi dzień Wydarzenia, czyli 17 października 2025 r. ma postać warsztatów skierowanych do tych Uczestników Wydarzenia, którzy są pracownikami urzędów gminnych.
2. W przypadku liczby zgłoszeń przekraczającej liczbę dostępnych miejsc dla Uczestników Wydarzenia, Organizator zastrzega sobie możliwość wyboru zgłoszeń. W takim przypadku wybór zostanie dokonany na podstawie kolejności zgłoszeń, uzasadnienia potrzeby udziału w Wydarzeniu oraz liczby osób zgłaszanych w ramach jednej organizacji lub gminy.
3. Wydarzenie odbywa się zgodnie z programem ogłoszonym na stronie internetowej Wydarzenia (https://wkrajobraziemazur.com.pl). Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian we wspomnianym programie przed rozpoczęciem Wydarzenia, jak i w jego trakcie.
4. Organizację i koszt udziału w Konferencji, pobytu i przejazdu Uczestnik zapewnia i pokrywa we własnym zakresie.
5. W celu uczestnictwa w Wydarzeniu, konieczne jest uprzednie zgłoszenie chęci uczestnictwa za pomocą właściwego formularza rejestracyjnego dostępnego na stronie internetowej Wydarzenia lub legitymowanie się imiennym zaproszeniem.
6. Udział w Wydarzeniu zgłaszany za pomocą wspomnianego formularza zostanie zapewniony gdy zajdą łącznie dwie przesłanki:
   a. zgłoszenie chęci uczestnictwa za pomocą właściwego formularza nastąpi do 10 października 2025 r. do godziny 23.59;
   b. potwierdzenie przez Organizatora uczestnictwa na podstawie otrzymanego zgłoszenia nastąpi do 13 października 2025 r. do godziny 23.59, drogą elektroniczną.
7. Organizator zastrzega sobie prawo do weryfikacji tożsamości Uczestników przy wejściu na Teren Wydarzenia. Uczestnicy mogą być zobowiązani do okazania dokumentu tożsamości oraz potwierdzenia zgłoszenia swojego uczestnictwa przed wejściem na Teren Wydarzenia.
8. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy wstępu osobom, które nie spełniają warunków uczestnictwa, bez konieczności podawania przyczyn tej decyzji.
9. Osoby niepełnoletnie mogą uczestniczyć w Wydarzeniu wyłącznie pod opieką osoby dorosłej.
10. Osoby nietrzeźwe, będące pod wpływem środków odurzających, stwarzające ryzyko niebezpieczeństwa lub potencjalnie zagrażające porządkowi publicznemu nie będą wpuszczane na Teren Wydarzenia.
11. W przypadku naruszenia postanowień Regulaminu, Organizator zastrzega sobie prawo do wykluczenia Uczestnika z Wydarzenia bez prawa do ponownego wstępu.
12. Uczestnicy oraz wszystkie osoby przebywające na Terenie Wydarzenia mogą być narażone na ciągłe lub chwilowe przebywanie w strefie uciążliwych dźwięków, mogących spowodować uszkodzenie słuchu. Uczestnicy Wydarzenia biorą w niej udział na własne ryzyko.

§3

1. Uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania porządku publicznego, zachowania zgodnego z przepisami prawa oraz szacunku wobec innych Uczestników Wydarzenia.
2. Uczestnicy zobowiązani są do korzystania z Terenu Wydarzenia oraz urządzeń znajdujących się na nim zgodnie z ich przeznaczeniem oraz z zachowaniem szczególnej ostrożności, w sposób nienaruszający bezpieczeństwa innych Uczestników.
3. Szczególnie zabrania się:
   a. wnoszenia na Teren Wydarzenia broni, materiałów wybuchowych, wyrobów pirotechnicznych, materiałów łatwopalnych, alkoholu, środków odurzających, substancji psychotropowych oraz innych przedmiotów, które w ocenie Organizatora mogą stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa Wydarzenia i Uczestników,
   b. prowadzenia działalności handlowej, gastronomicznej lub innej działalności o charakterze zarobkowym bez uprzedniej pisemnej zgody Organizatora,
   c. niszczenia mienia, dewastacji infrastruktury oraz jakiejkolwiek ingerencji w urządzenia techniczne znajdujące się na Terenie Wydarzenia;
   d. wchodzenia do miejsc nieprzeznaczonych dla uczestników; zakaz dotyczy szczególnie urządzeń i pomieszczeń, do których dostęp mają wyłącznie służby porządkowe i przedstawiciele Organizatora.

§4

1. Uczestnicy ponoszą odpowiedzialność za wszelkie szkody wyrządzone przez nich na Terenie Wydarzenia, w tym za szkody wyrządzone osobom trzecim oraz mieniu.
2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy pozostawione bez nadzoru, zagubione lub skradzione na Terenie Wydarzenia.
3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za treści prezentowane przez panelistów, prelegentów, prowadzących dyskusje oraz samych Uczestników podczas Wydarzenia.
4. W przypadku serwowania podczas Wydarzenia żywności, odpowiedzialność za jej spożycie spoczywa na Uczestniku Wydarzenia. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za specjalne potrzeby dietetyczne i zdrowotne Uczestników Wydarzenia.
5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikłe z działania Siły Wyższej. Za Siłę Wyższą uznaje się zdarzenia o charakterze nadzwyczajnym, które są niezależne od woli Organizatora, takie jak warunki atmosferyczne, awarie techniczne, przerwy w dostawie prądu, decyzje władz państwowych lub samorządowych, działania wojenne oraz inne nieprzewidziane okoliczności, które uniemożliwiają lub poważnie utrudniają przeprowadzenie Wydarzenia. W miarę możliwości Organizator poinformuje Uczestników o takich okolicznościach i podejmie starania o zminimalizowanie ich skutków.
6. Organizator oraz osoby przez niego wskazane upoważnione są do:
   a. weryfikacji prawa do przebywania na Terenie Wydarzenia,
   b. przeglądania zawartości bagaży, odzieży osób, w przypadku podejrzenia, że osoby te wnoszą lub posiadają przedmioty wymienione w §3 art. 3 lit. a,
   c. wydawania poleceń porządkowych osobom zakłócającym porządek publiczny lub zachowującym się niezgodnie z Regulaminem, a w przypadku niewykonania takich poleceń – wezwania ich do opuszczenia Terenu Wydarzenia,
   d. ujęcia, w celu niezwłocznego przekazania Policji, osób stwarzających bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego, a także chronionego mienia.
7. Służby porządkowe mogą wydawać własne instrukcje bezpieczeństwa oraz przeciwpożarowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
8. W przypadku zauważenia pożaru lub innego miejscowego zagrożenia należy postępować zgodnie z poniższą instrukcją:
   Kto zauważy pożar lub inne miejscowe zagrożenie podczas Wydarzenia zobowiązany jest:
   a. powiadomić Organizatora lub inną wyznaczoną przez niego osobę,
   b. powiadomić osoby bezpośrednio zagrożone i jak najszybciej opuścić miejsce zagrożenia,
   c. Organizator zobowiązany jest do bezzwłocznego powiadomienia odpowiednich służb ratowniczych i równoczesnego rozpoczęcia akcji ratowniczo -gaśniczej lub ewakuacji.

§5

1. Dane osobowe Uczestników są przetwarzane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (RODO), a także innymi obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych.
2. Dane osobowe Uczestników takiej jak: imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail oraz wizerunek, a także inne dane, które mogą zostać dobrowolnie przekazane przez Uczestników w związku z rejestracją i uczestnictwem w Wydarzeniu, będą przetwarzane w celu organizacji, dokumentacji, przeprowadzenia i promocji Wydarzenia, a także w celu zapewnienia bezpieczeństwa Uczestników oraz archiwizacji.
3. Wchodząc na Teren Wydarzenia, Uczestnik wyraża zgodę na utrwalanie jego wizerunku w formie fotografii, nagrań wideo oraz innych form dokumentacji audiowizualnej przez Organizatora lub podmioty działające na jego zlecenie.
4. Utrwalony wizerunek Uczestników może być wykorzystywany przez Organizatora w celach dokumentacyjnych, sprawozdawczych, promocyjnych i reklamowych, w tym w publikacjach, na stronach internetowych Organizatora, w materiałach promocyjnych, a także w mediach społecznościowych oraz innych mediach.
5. Uczestnictwo w Wydarzeniu jest równoznaczne z udzieleniem Organizatorowi nieodpłatnej, nieodwołalnej i nieograniczonej czasowo zgody na rozpowszechnianie wizerunku w zakresie wskazanym w niniejszym Regulaminie, bez konieczności uzyskiwania odrębnej zgody Uczestnika.
6. Organizator oświadcza, że utrwalony wizerunek Uczestników będzie wykorzystywany zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z przepisami ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz przepisami RODO.
7. Szczegółowe zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych znajdują się na stronie internetowej Wydarzenia.

§6

1. Organizator dokłada wszelkich starań w zakresie zapewnienia jak największej dostępności Wydarzenia do potrzeb osób ze specjalnymi potrzebami. Uczestnicy Wydarzenia zobowiązani są do zgłaszania Organizatorowi potrzeb dostosowania pomieszczeń oraz pozostałych warunków realizacji Wydarzenia do 10 października 2025 r.
2. Wydarzenie będzie rejestrowane. Nagrania audiowizualne oraz zdjęcia dokumentujące Wydarzenie będą upubliczniane za pośrednictwem kanałów zarządzanych przez Organizatora.
3. Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Wydarzeniu. Rezygnacja Uczestnika z udziału w Wydarzeniu powinna być dokonana w formie pisemnej pocztą elektroniczną na adres kontakt@wkrajobraziemazur.com.pl.

§7

1. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego opublikowania na stronie internetowej Wydarzenia.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie, które będą ogłaszane w taki sam sposób, w jaki został ogłoszony Regulamin w swojej pierwotnej wersji.
3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy prawa polskiego.