Polityka prywatności II Ogólnopolskiej Konferencji Eksperckiej „W Krajobrazie Mazur” odbywającej się 16 i 17 października 2025 r.

1. Informacje ogólneNiniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych II Ogólnopolskiej Konferencji Eksperckiej „W Krajobrazie Mazur” (dalej: „Konferencja”).

   Administratorem danych osobowych jest Fundacja „W krajobrazie” z siedzibą w Sząbruku, pod adresem ul. Leśna 31, 11-036 Gietrzwałd, NIP: 739-391-42-77, REGON: 380075093, e-mail kontaktowy: wkrajobrazie@gmail.com (dalej: „Administrator”).

   Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (alej: „RODO”) oraz innymi obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

2. Zakres przetwarzanych danychAdministrator może przetwarzać następujące kategorie danych uczestników Konferencji:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• dane organizacji lub instytucji (nazwa, adres, NIP),
• miejscowości stałego pobytu lub pracy,
• stanowiska służbowego,
• miejsca pracy,
• głos i wizerunek,
• informacje dotyczące preferencji uczestnictwa w konferencji (np. wybór warsztatów),
• dane wrażliwe, np. dotyczące niepełnosprawności – wyłącznie, gdy uczestnik je dobrowolnie poda, w celu zapewnienia odpowiednich warunków udziału w wydarzeniu.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danychAdministrator przetwarza dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 RODO w następujących celach:

• rejestracja uczestnika i organizacja konferencji,
• kontakt w sprawach organizacyjnych,
• prowadzenie dokumentacji księgowej i podatkowej,
• prowadzenie dokumentacji służącej rozliczeniu dofinansowania organizacji Konferencji ze źródeł zewnętrznych,
• dochodzenie i obrona przed roszczeniami,
• dokumentacji, rejestracji i promocji konferencji,
• przesyłanie informacji o przyszłych wydarzeniach (newsletter, zaproszenia),
• zapewnienie specjalnych warunków udziału (np. dostępność).

4. Odbiorcy danychDane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów konferencji, w szczególności:

• dostawcom usług IT i systemów rejestracyjnych,
• firmom obsługującym płatności i księgowość związane z organizacją Konferencji,
• obiektom, w których odbywa się wydarzenie,
• partnerom lub sponsorom Konferencji oraz instytucjom dofinansowującym Konferencję – wyłącznie, jeśli uczestnik wyrazi na to odrębną zgodę.Administrator nie przekazuje danych osobowych do państw poza Polską, chyba że jest to niezbędne i uczestnik zostanie o tym uprzednio poinformowany.

5. Okres przechowywania danychDane osobowe będą przetwarzane:

• w zakresie niezbędnym do organizacji Konferencji – do czasu jej zakończenia i rozliczenia,
• w zakresie dokumentacji księgowej i podatkowej – przez okres wymagany przepisami prawa (zazwyczaj 5 lat),
• w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody – do momentu jej cofnięcia,
• w przypadku danych przetwarzanych w związku z dochodzeniem lub obroną przed roszczeniami – do czasu ich przedawnienia.Po upływie wskazanych okresów dane zostaną trwale usunięte lub zanonimizowane.

6. Prawa osób, których dane dotycząKażda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do:

• dostępu do swoich danych,
• sprostowania (poprawiania) danych,
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie – jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

7. Dobrowolność podania danychPodanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do rejestracji i udziału w konferencji. Brak podania danych uniemożliwi uczestnictwo w wydarzeniu.

8. Pliki cookies i dane techniczneSerwis rejestracyjny może używać plików cookies w celu prawidłowego działania formularza, analizy ruchu oraz zapewnienia bezpieczeństwa. Użytkownik może zarządzać ustawieniami cookies w swojej przeglądarce.

9. Zmiany w Polityce prywatnościAdministrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności.
   O wszelkich istotnych zmianach uczestnicy zostaną poinformowani poprzez stronę internetową Konferencji lub wiadomość e-mail.